שאלות שכיחות בנושא דיווח חשבוניות מקוון

1. מי חייב בדיווח קובץ 874PCN ומתי?
   תשובה:
   חובת הדיווח תחול בהדרגה על קבוצות עוסקים שונות. בשלב הראשון יחויבו בדיווח המפורט עוסקים מורשים שמחזורם עולה על 4 מיליוני ש"ח והם חייבים על-פי חוק לנהל מערכת חשבונות כפולה. הנחיות מפורטות בהוראת הביצוע באתר רשות המסים.
2. כיצד מפיקים את קובץ 874PCN?
   תשובה:
   
   • יצרני תוכנות המדף הונחו להיערך למהלך. יש לעמוד בקשר איתם ולדאוג לשדרוג גרסת התוכנה.
   • לגבי עוסקים המנהלים הנהלת חשבונות בתכנה שאינה תכנת מדף, נדרש לערוך בה התאמות כמפורט בקישור הנוגע למבנה הקובץ (במסמך ההנחיות ליצרני תוכנה באתר רשות המסים), ולבצע בדיקות תקינות באמצעות סימולאטור באתר שע"מ.
   • מובהר שלא ניתן לשדר קובץ EXCEL או כל קובץ אחר שאינו תואם את ההנחיות.
   • מובהר שלא ניתן לשדר יותר מקובץ אחד לכל תקופת דיווח.
3. כיצד תרשם תשומה שהתקבלה החודש ונושאת תאריך מחודשים קודמים (וטרם נדרשה) ?
   תשובה:
   
   • בכפוף להנחיות יצרני התכנה, בשדה תאריך התשומה ירשם אך ורק התאריך המדויק הרשום / מודפס עליה.
     רישום תאריך אחר יגרום לאי התאמה מול דיווחי הספק, ועלול לגרום לבירורים אצל מנהלי החשבונות של הלקוח והספק - אשר ידרשו להעביר צילום של החשבונית (שכן, לפני בדיקה בעין, לא נדע האם הלקוח או הספק העבירו מידע שגוי).
   • האמור לעיל נדרש בכל מקרה, לרבות בחברות ציבוריות ולא ניתן לקבל הקלות.
4. כיצד תרשם תשומה שמותר לנכות 1/4 או 2/3 (רכב, טלפון וכד') וכן "תשומה מעורבת"?
   תשובה:
   דוגמא: חשבונית ע"ס 10,000 ש"ח + 1,650 ש"ח מע"מ. בשדה המע"מ תמיד יירשם סך המע"מ שנוכה בפועל (למשל 412 ש"ח המשקפים 1/4 - סכום נמוך מהמע"מ בחשבונית), ואילו בשדה ה 100% - יירשם באחת מהחלופות:
   א. סכום ה 100% ה"אמיתי" - הסכום לפני מע"מ, דהיינו 10,000 ש"ח. במקרה זה סך ההוצאה והסך ששולם לספק גבוה מהסיכום בקובץ.
   ב. ההפרש בין הסך כולל מע"מ לבין סך המע"מ שנדרש בפעל, ובדוגמא שלנו: 11,238 ש"ח (11,650 פחות 412). במקרה זה הסך המצטבר בקובץ שווה לסך כולל מע"מ המופיע בחשבונית.
   
   • בחשבוניות בהן הספק דורש תשלום בגין "פיקדון" / "החזר הוצאות" וכד' (למשל ע"ס 15,000 ש"ח), וגם תמורה על השירות (למשל ע"ס 1,000 ש"ח ) המע"מ בחשבונית מתייחס אך ורק לשירות, ולפיכך בשדה ה 100% ירשם (לפי הדוגמא) סך של 1,000 ש"ח ובשדה המע"מ ירשם 165 ש"ח (ללא התייחסות לסך של 15,000 ש"ח).
   • חלופות אלו תקפות גם לגבי חשבונית תשומה בה נרכשו מוצרים / שירותים שחלקם לא כוללים מע"מ.
5. כיצד ירשמו מספרי האסמכתא, ומה באשר להקצאת מספרים?
   תשובה:
   א. מספר אסמכתא - יש לרשום את המספר במלואו, ובמקרים בהם תכנת הנהלת החשבונות "מגבילה", יש לרשום את מקסימום הספרות הימניות (למשל 6), ולדוגמא בחשבונית (ללקוח או מספק) שמספרה 123456789 ירשמו לפחות 6 הספרות הימניות - 456789.
   
   • לא ניתן לרשום אותיות או סימנים, לפיכך מומלץ לבצע מעבר הדרגתי ולהצטייד בחשבוניות ללא תווים, ובמקום חשבונית שמספרה א/123 להצטייד בחשבונית שמספרה 1231, 1232 וכד'. לחילופין, אפשר שהתו שיודפס ע"ג החשבונית יהיה משמאל, למשל 123/Aא
   הן בעסקאות והן בתשומות - חשבונית שמספרה ג/123 תרשם 1233, חשבונית 123/1 תרשם 1231 ואילו 1234/A תירשם "רגיל" - 1234.
   רישום "אחר" לא יאפשר ביצוע השוואה מול הצד האחר לעסקה ועלול לעכב אישור התשומה, כאמור בתשובה 3.
   ניתן להשתמש בשדה "קבוצת אסמכתא" כדי לציין סדרות או קבוצות שונות של חשבוניות.
   ב. הקצאת מספרי חשבוניות - מתוכננת לינואר 2012. מבחינת רשות המסים - ניתן יהיה להשתמש רק במספרים שהוקצו (במקום במספור הפנימי) או בנוסף למספור הפנימי, ובאותם כללים שפורטו לעיל (לפחות 6 ספרות מימין). מובהר כי העוסק יורשה לבצע "הקצאת משנה" לסניפים / סוגי עסקאות וכד', ללא צורך ליידע את רשות המסים בנושא זה. הנחיות מפורטות יועברו בהמשך.
6. רישום ריכוזי חשבוניות מכירה / תשומה
   תשובה:
   
   • חשבונית בגין עסקאות (שהוצאו ללקוחות) - חשבוניות שסכומן לפני מע"מ קטן מ 5,000 ש"ח - מומלץ לרכז לרשומה בודדת, כאשר בשדה האסמכתא תירשם כמות* החשבוניות שנכללו בריכוז. רשומה שתכלול ריכוז כאמור לרשומה תסומן כרשומה מסוג L- לקוח לא מזוהה, גם אם נכללו בה מכירות ללקוחות עסקיים.
   • מכירות באמצעות קופה רושמת - ירשמו על סמך ה - Z בשורה בודדת חודשית, או בכל דרך נוחה למנהל החשבונות כרשומה מסוג L. אם נכללה בקופה מכירות בודדות שסכומן (של כל מכירה) גבוה מ 5,000 ש"ח נדרש לדווחן בנפרד, ולפיכך יש לנטרל אותן מסך הסכום שנכלל ברשומה המרכזת. בשדה מספר אסמכתא תירשם כמות* המכירות שנכללו ברשומה, למשל סך 50,000 ש"ח מורכב מ 2,000 מכירות נפרדות.
   • קופה קטנה בתשומות - ללא שינוי מהמצב היום, ניתן לכלול ברשומות מסוג זו חשבוניות תשומה בסכומים קטנים שסכום המע"מ בהן אינו עולה על 300 ש"ח. יש לעקוב אחר ההנחיות בהוראת הביצוע. יובהר כי במסגרת קופה קטנה יכללו חשבוניות שמהותן "קופה קטנה" (חניה, מוניות, ציוד משרדי וכד'). גם במקרה זה, בשדה האסמכתא תירשם כמות* החשבונות שנכללו בריכוז.
   • ריכוז תשומות מספק - פעולה זו אסורה, שכן רישום מסוג זה לא יאפשר ביצוע אימות דיווח מול דיווח הספק, ועלול לגרום לעיכוב אישור התשומה. יש לשאוף להוצאת / קבלת 1-3 חשבוניות מרכזות כל חודש (למשל על בסיס תעודות משלוח), במקום הוצאת חשבוניות רבות.
   * כאשר נדרש לציין את כמות החשבוניות, ובמקרים בהם המידע המדויק אינו זמין, ניתן לרשום הערכה כמותית.
   
7. מהו מספר הספק / לקוח שנדרש לרשום בהנהלת החשבונות (ובקובץ) ?
   תשובה:
   
   • כמו היום, יש להקפיד לרשום את מספר העוסק של הספק / לקוח בפועל. בכל שינוי, בו הספק עבר לעבוד במסגרת חברה / שותפות במקום במסגרת תיק אישי - יש לפתוח כרטיס חשבון חדש עם הנתונים החדשים, ולהימנע מביצוע תיקון פרטים בכרטיס הקיים. שינויים אחרים ניתן לבצע כ"תיקון" ללא פתיחת חשבון חדש.
   • דיווח לפי מספר אחר יגרום "פער" בין דרישת התשומות ע"י הלקוח לדיווח עסקאות הספק, ועלול לגרום "עבודת סרק" בעסק לבירור הפערים, ואז ממילא יונחה הלקוח לעדכן את מספר הספק.
   • יש להתעדכן אצל (חשבות) הלקוח והספק בדבר מספר הרישום שלהם, וככל שמדובר בלקוח שהינו מלכ"ר (עירייה, משרד ממשלתי וכד') או מוסד כספי (בנק וכד'), יש לציין המספר, הגם שאינם דורשים תשומות.
   • לגבי מספרי ספק / לקוח הרשומים באיחוד עוסקים, ראו בתשובה 8.
8. איחוד עוסקים / תיק "פיצול"- כיצד תירשם מכירה ללקוח / רכישה מספק, המדווח במסגרת איחוד
   תשובה:
   
   • ככל שניתן, ירשם מספר הרישום במע"מ של האיחוד (בד"כ XXX557) ולא הח"פ של הבן באיחוד, אולם אם מטעמים חשבונאים / התחשבנות נדרש לרשום בכרטיס הנגדי את מספר ה"בן" / שותף באיחוד, נאפשר זאת.
   • כאשר הספק / לקוח הינו שותפות (בד"כ XXX557) תמיד יצוין מספר השותפות.
9. כיצד תירשם תשומה בגין (רשימון) יבוא וכיצד תרשם החשבונית מעמיל המכס
   תשובה:
   
   • רשימון היבוא עצמו הינו האסמכתא לניכוי מס תשומות, ולפיכך יש לשקף זאת בקובץ כתשומה "נפרדת" מסוג R, באופן זהה להכללתה של כל תשומה אחרת שמותרת בניכוי. ברשימון יבוא חלה חובה לרשום בשדה התיק הנגדי את מספר הרשימון במלואו. ללא קשר לשינוי החקיקה - אין לכלול רשימונים שהותרו ע"ש לקוח אחר. הספק בחו"ל אינו עוסק בישראל, ולפיכך בקובץ לא יצוין כל מידע לגביו.
   • חשבונית מעמיל המכס - בין אם החשבונית מהעמיל מתייחסת לרשימון בודד או למספר רשימונים, הרי חשבונית זו תירשם עם ערכי המע"מ וסכום 100% המיוחסים לשירות שנתן עמיל המכס עצמו, ולא לסכומי המע"מ ברשימונים בגינם ניתן השירות. מכאן, כאשר עמיל המכס שילם בשם היבואן את מע"מ התשומות שברשימון והוצאות נוספות (מכון התקנים וכד'), וכלל זאת בסכום לחיוב, סכומים אלו לא ייכללו בשדה המע"מ בשל אותה חשבונית, שהרי העמיל מדווח על העסקה שלו, שסכומה קטן יותר, ולא יתאפשר לבצע ההתאמה בין דיווח העמיל לדרישת היבואן.
   • מסמך אחר - H - תיקון רשימון (תביעה / גרעון) ירשם לאחר התשלום / הזיכוי בפועל, בשדה הנגדי ירשם מספר הרשימון ובשדה הסכום ירשם ההפרש שבהודעת התשלום. בשדה מספר האסמכתא יירשם "מספר הוראת תשלום".
   • ביבוא ללא רשימון (כגון שירות) - ככלל, מדובר ברשומה מסוג H - מסמך אחר (שמתקבל בד"כ מהבנק), ומשקף את המע"מ שגבה הבנק. בשדה תיק נגדי ירשם מספר העוסק / ח"פ של מוסר המסמך (הבנק) ובשדה האסמכתא המספר שיופיע ע"ג המסמך. בשדה סכום העסקה ירשמו אפסים או הערך המחושב ע"ס ערך המע"מ.
10. כיצד תירשם עסקת יצוא - Y וכיצד תרשם מכירה ללקוח פלסטיני - I?
    תשובה:
    
    • לגבי עסקת יצוא
      
      • כאשר הרשימון מופק בטרם רישום העסקה בהנהלת החשבונות, בשדה תיק נגדי - יש לרשום את מספר הרשימון במלואו.
      • במקרים בהם הפקת החשבונית ללקוח בחו"ל מוקדמת ממועד התרת רשימון היצוא, בשדה הצד הנגדי לעסקה (הלקוח) ירשמו 9 תשיעיות, בשדה התאריך ירשם תאריך החשבונית ובשדה מספר האסמכתא ירשם המספר המוטבע ע"ג החשבונית.
      • ביצוא שירות או יצוא ללא רשימון, בשדה הצד הנגדי לעסקה (הלקוח) ירשמו 9 תשיעיות.
      • חשבונית מעמיל המכס המתייחסת לרשימוני היצוא / היבוא - הינה תשומה רגילה.
    • לגבי מכירה ללקוח פלסטיני
      
      • ככל שניתן, יש לרשום במספר האסמכתא את מספר החשבונית שהוקצתה ע"י מע"מ, ולא את מספר החשבונית שהופקה מהמחשב של העוסק. בשדה הצד הנגדי לעסקה יירשם מספר העוסק הפלסטיני כפי שרשום ע"ג החשבונית.
11. כיצד ירשמו בהנהלת החשבונות הודעות זיכוי והודעות חיוב?
    תשובה:
    
    • הודעת זיכוי תירשם ע"י הספק והלקוח עם תאריך אסמכתא שרשום ע"ג המסמך, ותיכלל בקובץ שיועבר:
      o ע"י הספק כהקטנת עסקה (בד"כ חשבונית S , תמיד בסימן מינוס)
      o ע"י הלקוח, כהקטנת תשומה (בד"כ חשבונית T , תמיד בסימן מינוס).
    • הודעת חיוב שמוציא הלקוח תירשם רק אצלו (הלקוח), ותיכלל בקובץ שהלקוח יעביר למע"מ, בד"כ כמסמך T , תמיד בסימן מינוס.
12. האם חובה לרשום ע"ג החשבונית ובקובץ את מספר העוסק של הלקוח?
    תשובה:
    
    • בעסקאות בהן סכום המכירה הבודדת עולה על 5,000 ש"ח לפני מע"מ והלקוח הינו לקוח עסקי שמעוניין לנכות את מע"מ התשומות בחשבונית:
      o בקובץ חלה חובה לפרט את מספר העוסק של הלקוח, ו
      o על גבי החשבונית - רצוי לרשום את מספר העוסק של הלקוח. החל ממחודש 1/2012 חלה חובה לרשום את המספר גם על גבי החשבונית.
      o רישום המספר, יקל על מנהל החשבונות של הספק לפתוח כרטיס ללקוח ולדווח כנדרש.
    • בעסקאות בהן סכום המכירה הבודדת עולה על 5,000 ש"ח והלקוח הינו לקוח פרטי או שאינו שמעוניין לנכות את מע"מ התשומות בחשבונית, אין צורך לרשום את מספר הזיהוי של הלקוח לא בקובץ ולא ל גבי החשבונית.
    • בעסקאות בהן סכום המכירה הבודדת נמוך מ 5,000 ש"ח, אין צורך לציין את מספר הזיהוי של הלקוח. למרות האמור, כאשר מדובר בלקוח עסקי, מומלץ לרשום את מספרו.
    • לצורך איתור מספר העוסק של הלקוח - אנשי המכירות / מנהלי החשבונות של הספק יפנו ללקוחות או למנהלי החשבונות של הלקוח
13. האם מותר ניכוי מס תשומות כאשר לא נרשם ע"ג החשבונית מספר הלקוח?
    תשובה:
    
    • בעתיד, במקרים של ביקורת - יתכן ותנאי לניכוי מס תשומות יהיה רישום מספר העוסק מורשה של הלקוח ע"ג החשבונית וגם בשדה "תיק נגדי" בקובץ שדווח ע"י הספק.
    • מאחר ועד 2012 לא נדרשים הספקים לרישום המספר, עד חודש 12/2011 ניתן לנכות מס תשומות גם אם לא רשום ע"ג החשבונית מספר העוסק של הלקוח, אולם מומלץ "להרגיל" את הספקים לרשום את המספר כבר בשנת 2010.
    • ללא קשר למהלך זה - אין לנכות מס תשומות הכלול בחשבונית / רשימון יבוא בה נרשם מספרו של לקוח אחר.
    • ע"מ לצמצם "תקלות", יש לעדכן את מספרי העוסק של כל הספקים, ובמהלך החודשים הראשונים גם את מספרי הלקוחות העסקיים.
14. מהו אופן הדיווח, מהו האזור האישי?
    תשובה:
    
    • באתר רשות המסים קיים קישור ל"אזור האישי" (דווח חשבוניות מקוון), מידע נרחב מופיע בהוראת הביצוע המפורטת האתר. עוסק שקיבל מכתב עם סיסמא זמנית יחליף אותה לפי ההנחיות באזור האישי.
    • עוסק שאין ברשותו קוד משתמש וסיסמא, יפנה למשרד מע"מ, או למוקד הטלפוני, או שיפעל כמפורט בתהליך שיחזור סיסמא ("שכחת סיסמא") באזור האישי.
    • לאחר הזדהות בסיסמא הקבועה, ניתן לבצע את שידור הקובץ כמפורט בהנחיות באתר, וכן לקבל מידע נוסף בנושאים הקשורים לחובת הדיווח והקובץ.
    • במידה ופרטי העוסק המופיעים באזור האישי שונים מהפרטים בפועל, חובה לעדכן אותם בהקדם האפשרי במשרד מע"מ. אי דיווח על שינוי בפרטים מהווה עבירה.
15. מי וכיצד יבצעו את השידור ויחתמו על הקובץ, ומה באשר לתשלום ולדווח?
    תשובה:
    
    • הנחיות בהוראת הביצוע המפורטת באתר בפרק 2.2.4
    • שידור וחתימה - מתוך האזור האישי, המשדר יונחה כיצד לפעול לשידור הקובץ, ולאחר שקיבל הודעה שהקובץ תקין, יתבקש לחתום עם כרטיס החתימה על "תמצית הקובץ" כפי שתוצג על המסך. מובהר כי באפשרות המשדר לראות את הרשומות התקינות והשגויות בטרם יחתום על התמצית.
    • תשלום ודווח - לאחר החתימה, יוכל המשדר לעבור לביצוע התשלום (כמובן במידה והקובץ משודר במועד הקבוע להגשת דוח מע"מ - וטרם בוצע תשלום בבנק), ואז יהיה "פטור" מלהגיש את הדוח בבנק.
    • ככלל - כל דיווח יהיה חתום חתימה אלקטרונית שתונפק ע"י חברת קומסיין בטל' 03-6443620, למרות האמור, בהתאם להודעת הרשות (באזור האישי) יתכן ונאפשר בחודשים הראשונים להפעלת המהלך, שהדיווח יתבצע תוך שימוש בצופן וסיסמא הקבועים של העוסק. הודעות בנדון יועברו באמצעות האזור האישי.
    • החתימה תתבצע בהתאם להנחיות בשלב השידור. עוסקים המחזיקים כרטיס חתימה שהונפק ע"י חברת קומסיין לצרכים אחרים, בד"כ יוכלו לעשות בו שימוש גם לצורך הדיווח למע"מ, ובכל מקרה יבדקו עם קומסיין האם נדרש כרטיס נוסף.
16. דוחות להחזר ודוחות מתקנים
    תשובה:
    
    • דוח להחזר
      o הנחיות בהוראת הביצוע המפורטת באתר
      o מובהר כי קובץ בו סך מס התשומות גבוה מסך מס העסקאות ייקלט כדוח להחזר ואין להגיש דוח נוסף לאותה תקופת דיווח.
      o במקרה בו תוצאת הדוח (ע"ס פקודות היומן) הינה להחזר, והעוסק אינו מעוניין בתביעת מלוא התשומות באותו חודש, יש לדאוג שדחיית התשומות תבוצע גם בדוח התקופתי וגם בקובץ. אחרת תיווצר אי התאמה בין הערכים בדוח המפורט (הקובץ) לבין הערכים בדוח התקופתי, ויתכן והעוסק יידרש לתת הסברים לגבי חוסר ההתאמה כאמור.
    • דוח מתקן ותיקון רשומות שגויות
      o דוח מתקן - הנחיות בהוראת הביצוע המפורטת באתר רשות המסים.
      o תיקון שגיאה - לדוגמא, בדוח 3/2011 נרשמה תשומה ע"ס 1,000 ש"ח
      ולאחר 3 חודשים הסתבר שהתשומה בפועל הינה ע"ס 10,000 ש"ח (וכך כנראה דווחה ע"י הספק כעסקה):
      
      • במסגרת הדוח הסמוך לאיתור הטעות - הרשומה השגויה תבוטל - תירשם בשנית עם הערכים שדווחו במקור, אך עם סימן "הפוך" (במקרה של חשבונית במינוס ובמקרה של זיכוי בפלוס).
      • הרשומה תירשם שוב, הפעם בערכים נכונים
      o בכל הנוגע לדרישת תשומות - אין שינוי, ולפיכך אין צורך בהגשת דוח מתקן כאשר בחודש מאוחר נתבעת/ מתוקנת תשומה מחודשים קודמים.
      o לתשומת לבך: יתכנו מקרים בהם ל"תוצאת התיקון" תהיה השלכה על חיובי ריבית והצמדה.

17. כיצד ידווחו עסקאות ותשומות על ידי איחוד עוסקים?
    תשובה:
    
    • איחוד עוסקים מגיש דוח אחד על סך העסקאות וסך התשומות של כלל ה"בנים" באיחוד (לא כולל מכירות ורכישות "פנימיות" בין חברי האיחוד). בהתאם - נציג האיחוד יגיש קובץ אחד בלבד, כאשר הקובץ המדווח יכלול את פירוט כל הרשומות המרכיבות את סך העסקאות וסך התשומות שנכללו בדוח שהוגש בבנק. לדוגמא, אם סך העסקאות X (ומורכב מ 3 חשבוניות של בן א' ו 5 חשבוניות של בן ב'), נציג האיחוד לצורך מע"מ יכין קובץ משותף לכל הבנים, בו יפורטו 8 החשבוניות של שני הבנים באיחוד, כאשר רשומת הפתיחה תשקף את הדוח שהוגש בבנק והפירוט בקובץ.
    • שדה "קבוצת אסמכתא" - לצורך מעקב פנימי של הנציג - מומלץ, להשתמש בשדה זה לזיהוי הבנים באיחוד, כך למשל בכל הרשומות (עסקאות ותשומות) של בן א' יירשם בשדה זה 1000, של בן ב' 2000 וכד', או כל שיטה אחרת שתקל על מנהל החשבונות במקרים של בירור מול מע"מ - לדעת למי שייכת כל רשומה בקובץ. אין צורך לדווח למע"מ למי שייכת כל קבוצה.
18. הגדרת קובץ שגוי והמשמעויות הנגזרות
    תשובה:
    
    • קובץ שגוי הינו קובץ שלא "עבר" את שלב הקליטה בשל סיבות שיפורטו בעת קבלת ה"משוב" בדבר תקינות הקובץ.
    • כמו היום - בדוחות להחזר, נדרשת בכל דוח (גם לתשלום) רמת תקינות של לפחות 95%, דהיינו קובץ בו הסכום המצטבר ברשומות התשומה השגויות עולה על 5% מסך התשומות ברשומת הכותרת - יידחה, והדחייה תחשב כאילו לא הוגש קובץ. לפיכך, כאשר מדובר בדוח להחזר, ההחזר, ולפחות הסכום שאינו נתמך ברשומות תקינות, עלול להיות מעוכב עד להמצאת קובץ תקין.
19. כיצד ידווח מלכ"ר / מוסד כספי על חשבוניות שקיבל מספקיו הרשומים כעוסק מורשה?
    תשובה:
    
    • מלכ"ר / מוסד כספי ירשום כבחירתו: בשדה ה 100% - את סך החשבונית כולל מע"מ ובשדה המע"מ - אפס, או בשדה ה 100% את הסכום ללא מע"מ, ואז בשדה המע"מ את סך המע"מ בחשבונית (אף שאינו "מנכה" התשומה).
    • אין לכלול הוצאות שאין בגינן חשבונית (ארנונה, קבלה על ביטוח, אגרת רכב וכד' אינן חשבוניות)

שאלות שכיחות בדבר שינויים בתוכנה

1. האם הקובץ PCN874 יחליף את קובץ PC874 במתכונת הקיימת היום בהחזר - או שיש צורך בשני קבצים ?
   תשובה:
   החל מחודש 1/2010 עוסק שדורש החזר וטרם נכלל ברשימת חייבי הדיווח הנוסף, יוכל להמשיך להשתמש בקובץ 874PC במבנה הישן, אולם - כל עוסק שנכלל ברשימת חייבי הדיווח הנוסף (לפי תיקון החוק והוראת השעה) יוכל להשתמש אך ורק בקובץ במבנה החדש. לדוח לתשלום (לרבות אפס) המוגש ע"י עוסק שנכלל ברשימת חייבי הדיווח הנוסף יהיה אך ורק במתכונת החדשה.
2. שאלות הנוגעות לסוגי המסמכים השונים?
   תשובה:
   ערכי X המופיעים במסמך זה הינם פרמטרים של דרישות שונות לדיווח. הם עשויים להשתנות מעת לעת, לפיכך מומלץ לבנות אפשרות לעדכון מהיר של פרמטרים אלה בתוכנה. ערכי הפרמטרים לשנת 2009 (בנוגע לדיווחים לחודשים אוקטובר-דצמבר 2009) יפורסמו בקרוב.
   ככלל, ברשומה שמפרטת מכירה ללקוח עסקי, נדרש רישום מספר העוסק של הלקוח (מקבל החשבונית), וברשומה שמפרטת תשומה, נדרש רישום מספר העוסק של הספק (מוציא החשבונית). יובהר כי אי רישום מספר העוסק של הלקוח ברשומת המכירה, עלול לגרום במקרים מסוימים לאי התרת החשבונית בקיזוז אצל הלקוח.
   • א. מכירות - לקוח מזוהה - מסמך מסוג S - מסמך זה נועד לתיעוד מכירה ללקוח עסקי בישראל, אולם ניתן לכלול במסמך מסוג זה גם לקוחות פרטיים שזוהו.
     • מכירה ללקוח עסקי שסכומה (ללא מע"מ) נמוך מ X- לדוגמא 5000 ש"ח - ניתנת לרישום על גבי מסמך מסוג S ללא זיהוי הלקוח ולא תיערך בדיקת שדה הנגדי.
   • ב. מכירות - לקוח לא מזוהה - מסמך מסוג L - מסמך זה נועד לתיעוד מכירה ללקוח פרטיבכל סכום וללקוח עסקי בנוגע למכירה שסכומה לפני מע"מ נמוך מ 5,000 ש"ח. חשבונית מסוג זה בכל סכום לא חייבת בזיהוי הלקוח.
     • על מנת להקל על העסקים, יש לכלול ברשומה אחת מרכזת את כל העסקאות עם לקוחות לא מזוהים. כך למשל, ניתן לדווח ברשומה בודדת את סך המכירות החודשיות הנובעות מכלל הקופות הרושמות בכל הסניפים, למעט אותן מכירות בהן סכום העסקה גבוה מ X אשר ידווחו בנפרד כרשומה מסוג L (וינוטרלו מסך המכירות בקופות הרושמות). כמו כן ינוטרלו מהסיכום כאמור (וידווחו ברשומות נפרדות) המכירות ללקוחות העסקיים בהם הוצאה גם חשבונית מס - אם זו דווחה בפירוט.
     • בנוגע לרשומות הסיכומיות של מכירות ללקוחות פרטיים לא מזוהים, ניתן לדווח רשומה נפרדת לכל יום, לכל שבוע, לכל קופה, לכל סניף, ובכל שיטה הנוחה למדווח, ובלבד שבשדה "מספר אסמכתא" תצוין כמות המכירות שנכללו בדיווח, כך למשל אם הדיווח כולל Y מכירות (לכאורה Y לקוחות), הרי שנתון זה ייכלל בשדה "מספר אסמכתא"- שדה זה הינו שדה חובה.
     • מסמכים L ו S אפשריים לעסקאות בכל שיעורי המס (בשיעור מס מלא / פטור / אפס) וגם לעסקה "מעורבת" שבה יש פריטים חייבים במע"מ מלא ופריטים פטורים או חייבים במע"מ בשיעור אפס.
     • מכירה בישראל בשיעור מס אפס / פטור - עבור לקוח עסקי / מזוהה כסוג מסמך S, ועבור לקוח לא מזוהה כסוג מסמך L. דהיינו, אפשרי מסמכי S ו L בהם הערך בשדה המע"מ שווה אפס.
     • מכירה מעורבת (מכירת 3 ק"ג גזר בשיעור 0 + טרקטור בשיעור מס רגיל באותה חשבונית) - תדווח כרשומה אחת, כאשר הערך בשדה המע"מ יהיה נמוך משיעור המע"מ, דהיינו יתכן ש- 100% החשבונית על סך 100,000 ש"ח והערך בשדה המע"מ יעמוד על 8,000 ש"ח ולא 16,000 ש"ח.
       לחילופין, המכירה תפוצל לשתי רשומות: פעם כחשבונית בשיעור מס "רגיל" ופעם בשיעור אפס, כאשר שדות סוג מסמך, תאריך, אסמכתא ולקוח יהיו עם ערכים זהים בשתי הרשומות.
     • לאור האמור - מובהר כי סך העסקאות החייבות והפטורות ברשומת הכותרת (ובדוח התקופתי) ייגזרו מכרטיסי ההכנסות ולא מהקובץ.
   • ג. מכירות - יצוא - מסמך מסוג Y - תקף אך ורק ליצוא, לרבות יצוא נכס בלתי מוחשי (ללא רשימון).
   • ד. מכירות - לקוח תושב רש"פ - מסמך מסוג I - תקף אך ורק למכירה באמצעות חשבונית I שהוקצתה ע"י רשות המסים.
   • ה. מכירות - חשבונית עצמית - מסמך מסוג M - תקף אך ורק לעסקה בה המדווח הינו הרוכש, אולם לפי החוק הספק אינו מחויב בדיווח העסקה, למשל הספק הינו: שכיר שנותן הרצאה, אדם המשכיר נכס (חנות / מונית וכד'). במקרה זה המדווח ידווח את העסקה פעמיים באותו דיווח: פעם אחת כמכירה (בשם הספק), ופעם שנייה כתשומה מסוג C על מנת לאפשר ניכוי מע"מ התשומות לפי הקבוע בחוק (1/4 ; 2/3 וכד').
   • ו. קניות - ספק ישראלי - מסמך מסוג T - תקף אך ורק לקניות רגילות בישראל, הן לתשומות רגילות והן לתשומות "ציוד", הן לתשומות המותרות בניכוי מלא, והן לתשומות "מעורבות".
     • קניה מעורבת (3 ק"ג גזר + טרקטור באותה חשבונית) - או תשומה "מעורבת" (שניתן לנכות 2/3 או 1/4 דוגמת: תיקון רכב, פלאפון וכד') תירשם כתשומה רגילה T / K וכד', כאשר הערך בשדה המע"מ יהיה נמוך משיעור המע"מ, דהיינו יתכן ש100% החשבונית על סך 100,000 ₪ והערך בשדה המע"מ יעמוד על 8,000 ש"ח ולא 16,000 ש"ח.
   • ז. קניות - ספק מחו"ל - מסמך מסוג R - תקף אך ורק לרכישה באמצעות רשומון יבוא שהוצא על שם המנכה.ברשומה זו לא מבוצעת בדיקת אחוז המע"מ שנתבע בפועל ביחס לערך בשדה 100%.
   • ח. קניות - ספק תושב רש"פ - מסמך מסוג P - תקף אך ורק לרכישה באמצעות חשבונית P.
   • ט. קניות - מסמך אחר- מסמך מסוג H - תקף אך ורק לרכישה באמצעות מסמך שאושר בחוק ושאינו חשבונית "רגילה". יש מעט מסמכים מסוג זה, בהם מסמך שבנק מוציא בגין מע"מ שנגבה עבור מט"ח שמועבר לחו"ל, תיקוני רשמוני יבוא ועוד.ברשומה זו לא מבוצעת בדיקת אחוז המע"מ שנתבע בפועל ביחס לערך בשדה 100%
   • י. קניות - קופה קטנה - מסמך מסוג K - תקף אך ורק לחשבוניות בגין קופה קטנה. מאחר ובד"כ "מסמך" מסוג זה מאגד מספר חשבוניות "קטנות", בשדה "מספר אסמכתא" חובה לרשום את כמות החשבוניות הכלולות ברשומה זו.
3. קופה קטנה - כאשר סך המס בחשבוניות מסוג K עולה על - %X מסך התשומות?
   תשובה:
   במסמך מסוג זה (K ) ייכללו תשומות המוגדרות קופה קטנה (חניה, מוניות, ציוד משרדי וכד') ובלבד שסכום המע"מ של חשבונית בודדת שנכללה ברשומה מרכזת זו לא יעלה על 300 ש"ח.

4. מה לגבי עיגול אגורות לפני / אחרי יצירת הקובץ?
   תשובה:
   כבר בגרסה הקיימת, קובץ PC874 כולל את פרטי הדוח והרשומות ללא אגורות, בעוד שבמציאות החשבוניות כוללות אגורות. ככלל, העיגול מתבצע בתכנה שיוצרת את הקובץ גם כלפי מעלה (כאשר גדול/ שווה מ 0.5) וגם כלפי מטה (כאשר קטן 0.5), אם בסוף נותר הפרש קטן שיכול לנבוע מהפרשי העיגולים, הקובץ יתקבל בשע"מ כתקין.
   ברמה הסטטיסטית סביר שההפרש יהיה קטן, למרות הכול - אפשרי שחישוב הנתונים לדיווח (ברשומת הכותרת) יתבסס על הסכומים שסוכמו בקובץ, כך שכלל לא ייווצרו הפרשי עיגולים בין שורת הכותרת לבין סיכום השורות בדוח.
   
   במקרים בהם נוצר פער בין רשומת הפתיחה לסיכום הרשומות, יש לפעול כדלהלן:
   פער חיובי / שלילי בעסקאות חייבות / פטורות - יצירת רשומה מסוג L לאיפוס הפער
   פער חיובי / שלילי בתשומות - יצירת רשומה מסוג K לאיפוס הפער
   
5. האם זיהוי הלקוח נדרש בשלב החשבונית או בשלב הפקת הקבלה?
   תשובה:
   כעקרון אנו אדישים לגבי שלב הזיהוי, ובלבד שבקובץ וע"ג החשבונית המודפסת ייכלל מידע אודות הלקוח שקיבל את החשבונית. מאחר ומבחינה כרונולוגית לעיתים הקבלה יוצאת לפני החשבונית ולעיתים אחריה, הרי שלמען הסדר הטוב רצוי להיערך לכל המצבים.
6. מה מקור המידע שהתשומה הינה תשומת ציוד?
   תשובה:
   בדומה לקובץ 874PC הנוכחי - מידע אודות תשומות ציוד כלול אך ורק ברשומת הפתיחה. אנו אדישים בדבר מקור המידע לתשומות ציוד, האם סוג תנועה או אחר, ובלבד שידווח נכון.
7. למה נדרש שדה "עתידי" - הקצאת חשבוניות?
   תשובה:
   על פי התכנון, רשות המסים באמצעות שע"מ תקצה לכל ספק (בכל שנה ובמהלך השנה) מספרי חשבוניות שיהיו תקפים עבורו. מספור זה יסייע לרשות לאתר חשבוניות בעיתיות. בשלב זה יש להשאיר שדה זה עם אפסים (דהינו, למלאו באפסים על פי מספר הפוזיציות שהוקצה לשדה זה).
8. למה נדרש שדה קבוצת אסמכתא?
   תשובה:
   ניתן למלא שדה זה באפסים על פי מספר הפוזיציות הנדרש, שדה זה נועד לאפשר לעסק לזהות את מקור החשבונית, מאיזה סניף, לאיזה סוג לקוח, סדרה ידנית לעומת אוטומטית וכד'.
9. כיצד מבצעים תיקון פרטים בחשבונית שנכללה בדוח שהוגש בעבר או בדוח השוטף?
   תשובה:
   תיקון החשבונית יבוצע בשני שלבים:
   1. החשבונית השגויה תבוטל: שדה +/- בסכום החשבונית ירשם בסימן ההפוך לזה שנרשם ברשומה המתוקנת, כשכל הפרטים בשדות האחרים זהים לפרטים שדווחו
   2. החשבונית תירשם שוב, הפעם עם הפרטים הנכונים (כולל הערך בשדה +/-)
10. כיצד יועבר הקובץ לרשות המסים?
    תשובה:
    ככלל, הקובץ יועבר באופן מקוון on-line ובאמצעות כלים ששע"מ יעמיד לרשות הציבור. מידע בנושא יפורסם בהמשך.
11. האם תכנה שכל יעודה הפקת תיעוד פנים (חשבוניות) חייבת ליצור את קובץ PCN874?
    תשובה:
    כעקרון תכנה שמהותה הפקת תיעוד פנים אינה נדרשת לייצר הקובץ PCN874, אולם, מאחר ומידי חודש / שבוע התכנה מייצאת קובץ "עזר" (להלן - קובץ) שנקלט בתכנה ה"ראשית" להנהלת חשבונות, הרי שנדרש שבאותו קובץ יכללו פרטי מידע נוספים על הקיים - בהם:
    1. מספר הח"פ / עוסק מורשה של הלקוח (ככל שמדובר בלקוח עסקי)
    2. עתידי - מספר האסמכתא הנוספת שרשות המסים תקצה לספק, לכשנקצה זאת, במכירות ללקוח עסקי שסכומן גבוה מ X
    3. סימון סוג המסמך לפי הטבלה שפורסמה (L, S וכד')
    4. קבוצת אסמכתא (אם יש) וכד'
    • הכרחי שלגבי כלל המכירות ללקוחות פרטיים - L, בהן סך המכירה כולל מע"מ נמוך מסכום X ((שיקבע ע"י רשות המסים), תופק רשומה בודדת שתכלול את המפורט במסמך הטכני, למעט השדה העתידי (מספר האסמכתא הנוסף שהוקצה לספק) ומספר הלקוח.
    • למרות האמור, כל חשבונית ללקוח פרטי שסכומה יעלה על X תיכלל ברשומה נפרדת.
    • מומלץ שהתכנה "תדרוש" מהמוכרן להזין את מספר הזיהוי של הלקוח בכל מכירה שסכומה גבוה מ X (שיקבע ע"י רשות המסים), אולם תאפשר הפקה גם אם לא הוזן המספר (לטובת תיירים, רכישות פרטיות גדולות וכד').
    • בכדי לצמצם "תקלות" שמקורן מספר שגוי - מומלץ שהתכנה תתריע כאשר מספר העוסק של הלקוח אינו עומד בנוסחא לחישוב ספרת ביקורת.
12. אילו פרטים נדרש שיודפסו ע"ג חשבונית המכירה לקוח עסקי שסכומה עולה על X?
    תשובה:
    החל מחודש 1/2012 - הפרטים שנדרש יהיה להדפיס ע"ג חשבונית ללקוח עסקי הינם:
    1. מספר הח"פ / עוסק מורשה של הלקוח
    2. עתידי - מספר האסמכתא הנוספת שרשות המסים תקצה לספק, לכשנקצה זאת
    • מומלץ שהתכנה "תדרוש" מהמוכרן להזין את מספר הזיהוי של הלקוח בכל מכירה שסכומה גבוה מ X (שיקבע ע"י רשות המסים), אולם תאפשר הפקה גם אם לא הוזן המספר (לטובת תיירים, רכישות פרטיות גדולות וכד').
    • בכדי לצמצם "תקלות" שמקורן מספר שגוי - מומלץ שהתכנה תתריע כאשר מספר העוסק של לקוח אינו עומד בנוסחא לחישוב ספרת ביקורת.